תפקיד Back Office משפטי התומך בפעילות השוטפת של המחלקה המשפטית בחברה יזמית בתחום ההתחדשות העירונית. התפקיד כולל ניהול, בקרה ותיאום של תהליכים משפטיים ורגולטוריים, לצד עבודה מול ממשקים פנים-ארגוניים וחיצוניים (בנקים, רשויות, משרדי עו”ד).
הצלחת התפקיד נמדדת בדיוק, סדר ובקרה ללא טעויות, עמידה בלוחות זמנים קפדניים, ומתן מענה מהיר ויעיל למחלקות פנימיות ולגורמים חיצוניים.
תחומי אחריות עיקריים
1. ניהול ובקרה שוטפת
o עדכון ומעקב אחר בקשות הרשמה ועמידה בלוחות זמנים לחתימה והפצה של הסכמי מכר.
o הפצת מסמכים רלוונטיים לרוכשים, לגורמים פנים-ארגוניים ולגורמים חיצוניים (בנק מלווה, מפקח).
o הכנת דו”חות סטטוס שבועיים.
2. ערבויות ומכתבי החרגה
o טיפול בערבויות חוק המכר לרוכשים מול הבנק המלווה.
o ניהול ערבויות בעלי הקרקע והפחתתן.
o הפקה והפצה של מכתבי החרגה לרוכשים ולדיירים ותיקים.
o בקרה על ערבויות ומכתבי החרגה (גם אם מבוצעים ע”י גורם חיצוני).
o ביטול והשבת ערבויות לבנק המלווה.
3. ניהול מסמכים משפטיים
o ארכוב וניהול מסמכים (דיגיטליים ופיזיים).
o משלוח פרוטוקולי מסירה וגמ”ח למשרדים מייצגים לצורך רישום זכויות.
4. תמיכה פנים-ארגונית
o אספקת מסמכים משפטיים למחלקות החברה (נסחי טאבו, מסמכי תאגיד, פרוטוקולים).
o ניהול פנקס אנשי קשר מחלקתי ועדכונו באופן שוטף.
5. עבודה מול גורמים חיצוניים
o תיאום שיחות/פגישות עם משרדי עורכי דין חיצוניים.
o התנהלות מול רשויות (עירייה, רמ”י, טאבו, מזכירות בית משפט).
o הגשת מסמכים סטטוטוריים ותיאום שליחויות.
6. תיאום ובקרה יומיומית
o ניהול יומן ותזכורות למחלקה.
o מעקב יומי אחר ביצוע משימות ומתן תזכורות בהתאם.
משרה מלאה במשרדי החברה בפתח תקווה
דרישות התפקיד
• ניסיון קודם כעוזר/ת משפטי/ת, מזכיר/ה משפטי/ת או תפקיד Back Office דומה – יתרון משמעותי.
• השכלה אקדמית רלוונטית – יתרון (משפטים / מנהל עסקים / מנהל ומזכירות).
• שליטה מלאה ביישומי Office ) בדגש על Excel -Word )
• ניסיון בעבודה עם מערכות ניהול מסמכים – יתרון.
• דיוק, אחריות, ראש גדול, סדר ושיטתיות גבוהה – ניהול מסמכים ותהליכים ללא טעויות, עמידה בלוחות זמנים ובקרה שוטפת.
• יכולת מתן מענה מהיר ויעיל, ושירותיות גבוהה מול מגוון ממשקים פנימיים וחיצוניים.
• יכולת עבודה עצמאית לצד שיתוף פעולה עם מספר מחלקות.
• תקשורת בין-אישית טובה ויחסי אנוש מצוינים.
