לחברת נדל״ן והתחדשות עירונית מובילה דרוש/ה מזכיר/ה לתפקיד מרכזי ומשמעותי בתפעול השוטף של משרדי החברה.
זהו תפקיד מפתח עם ממשקים רבים, אחריות גבוהה ועבודה צמודה עם הנהלת החברה, בסביבה דינמית, מקצועית ומרובת משימות.

תחומי אחריות עיקריים:
• ניהול יומנים ותיאום פגישות למנכ״ל ולהנהלת החברה, כולל פגישות מרובות משתתפים.
• תיאום פגישות עם דיירים, יזמים, קבלנים, אדריכלים, שמאים, עורכי דין וגורמים מקצועיים נוספים.
• תיאום נסיעות, כנסים, סיורי שטח ופגישות מקצועיות עבור הנהלת החברה.
• תפעול שוטף של המשרד: עבודה מול ספקים, הזמנות רכש, ציוד, ניקיון ודואר.
• אחריות על דיווחי שעות ונוכחות עובדים מול גורמי שכר/כספים.
• קבלת אורחים, ניהול מערך חניה והכנסת מבקרים.
• עבודה שוטפת עם מערכות מחשוב ו-IT, כולל הזמנת ציוד ותיאום תמיכה טכנית.
• ניהול מסמכים פיזיים ודיגיטליים, עבודה עם מערכות ענן והכנת דוחות בסיסיים.
• שימוש שוטף בתוכנות Office, Zoom וכלי תקשורת מרחוק.
דרישות התפקיד

• סדר וארגון ברמה גבוהה מאוד ויכולת עבודה בריבוי משימות.
• שירותיות גבוהה ויחסי אנוש מצוינים, עם יכולת עבודה מול מגוון רחב של גורמים.
• תקשורת בין-אישית טובה, ייצוגיות ויכולת התנסחות בכתב ובעל פה.
• שליטה טובה בתוכנות Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) וב-Zoom.
• ניסיון קודם בחברות נדל״ן / יזמות / קבלנות – יתרון משמעותי.
• אחריות, דיסקרטיות, יוזמה ויכולת עבודה עצמאית.

לתפקיד משמעותי ומרכזי במחלקת הכספים דרוש/ה עוזר/ת אישית לסמנכ״ל הכספים.
זהו תפקיד דינמי עם אחריות רחבה על ניהול שוטף של היומן והפעילות המשרדית סביב הנהלת הכספים, כולל ממשקים רבים בתוך הארגון ומול גורמים חיצוניים. מתאים למי שאוהב/ת סדר, דיוק, שליטה בפרטים ויכולת לתעדף משימות בסביבה מרובת משימות.

תחומי אחריות:
• ניהול יומן מלא ומורכב עבור סמנכ״ל הכספים – תיאום פגישות, שיחות, ניהול לו״ז ותיאומים מרובי משתתפים.
• תמיכה בפעילות היומיומית של מחלקת הכספים – מענה טלפוני, תקשורת מול גורמים פנימיים וחיצוניים, מעקב אחר משימות ובקרה על ביצוען.
• סיוע בתהליכי גבייה ומעקב אחר משימות כספיות בסיסיות.
• תמיכה חשבונאית בסיסית בהתאם לצורך.
• אחריות על קופה קטנה ותיאום הזמנות רכש שוטפות (ציוד משרדי ומטבח).
• אחריות על אירוח ופגישות – תיאום חדרי ישיבות, היערכות לפגישות מרובות משתתפים וקבלת אורחים.
• עבודה אדמיניסטרטיבית שוטפת – הפקת מסמכים, ניהול דואר, תיוקים, טיפול במיילים ותיאומים כלליים.
דרישות וכישורים:
• ניסיון קודם בתפקיד אדמיניסטרטיבי דומה – יתרון משמעותי.
• שליטה גבוהה במערכות מחשב, כולל Office Outlook, Word, Excel וניהול יומנים.
• יכולת למידה מהירה, ראש גדול ויכולת עבודה עצמאית לצד עבודה בצוות.

אנחנו מחפשים מישהו/י בעל/ת תודעת שירות גבוהה ויכולות ארגון מצוינות, שייקח/תקח חלק מרכזי בתפעול היומיומי של המשרד ויהווה/תהווה נקודת קשר מקצועית מול לקוחות, ספקים וצוות המשרד.

מה כולל התפקיד?
קבלת פנים מקצועית לאורחים וללקוחות המשרד
ניהול ותיאום יומנים מורכבים
מענה טלפוני והפניית שיחות לצוות המשפטי
תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת: תיוק, סריקות, הדפסות ועוד
שמירה על סדר וארגון בעמדת הקבלה, חדרי הישיבות והמטבחון
תיאום עבודה מול ספקים ושליחים
התפקיד כפוף ישירות למנהלת המשרד.
מה דרוש כדי להצליח?
ניסיון קודם בתפקידי קבלה / אדמיניסטרציה
שליטה ב-Outlook וביישומי Office
שירותיות גבוהה, ייצוגיות ויכולת עבודה בסביבה דינמית
יחסי אנוש מצוינים ויכולת עבודה בצוות
ניסיון קודם במשרד עורכי דין – יתרון